Casemanager dementie inschakelen: Wat doet hij en hoe aanvragen

Een casemanager dementie inschakelen voelt vaak als een enorme stap. Het is het moment dat je beseft dat de zorg voor je vader of moeder echt te veel wordt.

Je zoekt niet zomaar hulp; je zoekt iemand die het overzicht bewaart en jou ontlast.

Een casemanager is je vaste aanspreekpunt, je gids door het woud van regeltjes en zorgverleners. Ze regelen alles wat nodig is, van thuiszorg tot hulpmiddelen, en zorgen dat jij even kunt ademhalen.

Wat je nodig hebt voordat je begint

Je kunt niet zomaar iemand bellen en zeggen dat je een casemanager wilt.

Er moeten een paar dingen op orde zijn. Dit is de basis die je nodig hebt om het proces soepel te laten verlopen. Zorg dat je dit bij de hand hebt, dan scheelt dat een hoop geregel later.

• Een diagnose dementie: De meeste zorgverzekeraars en gemeenten eisen een officiële diagnose van een arts of geriater. Zonder deze papieren is het lastig om specialistische dementiezorg vergoed te krijgen.
• Verzekeringspapieren: Het Burgerservicenummer (BSN) van de persoon met dementie is essentieel. Check ook de specifieke polisvoorwaarden van de zorgverzekering (zoals VGZ, CZ of Menzis) voor dekking van casemanagement.
• Gegevens van de mantelzorger: Jij als contactpersoon moet bereikbaar zijn. Zorg dat je je eigen BSN en contactgegevens paraat hebt.
• Overzicht van de thuissituatie: Denk na over wat er nu al misgaat. Is je vader de medicijnen vergeten? Lukt het wassen niet meer? Hoeveel uur zorg is er per week nodig?

Stap 1: De juiste casemanager vinden

Niet elke casemanager is hetzelfde. Je hebt grote landelijke organisaties en kleinschalige, lokale partijen. De keuze is reuze, maar je wilt iemand die bij jullie past.

Vaak werken casemanagers via een specifiek zorgkantoor of zijn ze aangesloten bij een verpleeghuis in de buurt.

Begin met zoeken via de huisarts of het wijkteam. Zij kennen de lokale markt en kunnen een betrouwbare partij aanraden.

Belangrijk is om te vragen naar de werkwijze. Vraag: "Hoe vaak kom je langs?" en "Bellen jullie ook buiten kantoortijden?". Je wilt iemand die proactief is, niet iemand die alleen reageert als jij aan de bel trekt.

Een casemanager is je vaste aanspreekpunt, je gids door het woud van regeltjes en zorgverleners.

Check ook of ze bekend zijn met de WMO-regelingen van jullie gemeente, dat scheelt een hoop uitleg.

Let op veelgemaakte fouten: kies niet blindelings de eerste de beste. Een slechte match betekent dat je alsnog veel zelf moet regelen. En zorg dat je van tevoren duidelijk afspreekt wat er precies in het pakket zit. Sommige organisaties rekenen extra voor het aanvragen van bijvoorbeeld een douchestoel of een traplift via de WMO.

Stap 2: Het intakegesprek voorbereiden

Het intakegesprek is het startpunt. Dit is het moment dat de casemanager een beeld krijgt van de situatie.

Dit gesprek duurt meestal een uur tot anderhalf uur. Het gebeurt vaak bij jullie thuis, zodat de casemanager kan zien hoe het er echt aan toe gaat. Wees voorbereid, want ze gaan diep op de details in.

1. Hulp in huis: Wat lukt niet meer? Denk aan schoonmaken (hoe vaak?), koken, boodschappen doen. Een schoonmaakster via de WMO kost vaak €10-15 per uur eigen bijdrage.
2. Verpleging: Heeft je moeder hulp nodig met wassen en aankleden? Of met medicijnen innemen? Noteer hoeveel keer per dag dit nodig is.
3. Hulpmiddelen: Lopen ze nog wel? Misschien is een rollator nodig. Of een hoog-laagbed voor thuis. De casemanager weet welke aanvragen via de WMO of de zorgverzekering lopen.
4. Dagbesteding: Is er behoefte aan sociale contacten? Vraag naar de mogelijkheden voor dagbesteding, vaak geregeld via de WMO.

Zorg dat je de volgende zaken op een rijtje hebt, zoals de aanpak van nachtelijke onrust bij dementie. Veelgemaakte fout: te veel tegelijk willen regelen.

Pak het stap voor stap. De casemanager kan niet alles in één week fixen. Een WMO-aanvraag voor hulp in de huishouding duurt bijvoorbeeld al snel 6 tot 8 weken. Wees realistisch.

Stap 3: De aanvraag bij de gemeente (WMO)

De casemanager is nu je schakel naar de gemeente. Zodra het zorgplan is opgesteld, stuurt de casemanager de aanvraag voor WMO-zorg naar het WMO-loket van jullie gemeente.

Dit is wettelijk verplicht. Je kunt dit niet zelf even tussendoor doen; de casemanager moet dit als professional indienen. Het proces ziet er zo uit: Let op: een veelgemaakte fout is het onderschatten van de eigen bijdrage.

1. Formele aanvraag: De casemanager vult de aanvraag in. Dit gaat digitaal via de systemen van de gemeente. Zorg dat je alle gevraagde bewijzen (zoals de diagnose en het zorgplan) op tijd aanlevert.
2. Wachttijd: De gemeente heeft 6 weken de tijd om te beslissen. In complexe gevallen (zoals bij dementie) mogen ze dit verlengen met 4 weken. Dus reken op 10 weken wachten op een besluit.
3. Keukentafelgesprek: Meestal komt er een medewerker van de gemeente langs voor een "keukentafelgesprek". De casemanager moet hierbij aanwezig zijn. Zorg dat jij er ook bent. Dit is je kans om te vertellen wat er misgaat.

De WMO vraagt een eigen bijdrage, gebaseerd op je inkomen. Dit kan oplopen tot €19-20 per maand voor hulp in de huishouding, maar voor beschermd wonen (zoals dagbesteding) kan het hoger zijn. Vraag de casemanager dit vooraf door te rekenen.

Stap 4: De zorgverzekering en PGB

Naast de WMO loopt er vaak een tweede spoor: de zorgverzekering. Casemanagement zelf wordt meestal vergoed vanuit de aanvullende verzekering of vanuit een speciale regeling voor dementie (het 'casemanagement dementie' budget), ook wanneer het gaat om het sterven thuis begeleiden als mantelzorger.

Check dit goed bij je verzekeraar. De casemanager regelt de administratieve afhandeling hiervan.

Soms kiezen mensen voor een Persoonsgebonden Budget (PGB). Dit is een geldbedrag waarmee je zelf zorg inkoopt. De casemanager kan helpen bij het aanvragen van een PGB bij het Zorgkantoor (dit is voor mensen met een WLZ-indicatie, vaak bij ernstigere dementie). Met een PGB kun je bijvoorbeeld een particuliere thuishulp inschakelen die je zelf kiest, vaak flexibeler dan via een groot thuiszorgbedrijf.

Veelgemaakte fout: een PGB aanvragen zonder te weten dat je administratieve verplichtingen hebt.

Je moet namelijk zelf contracten opstellen en uren administreren. De casemanager kan dit soms uit handen nemen, maar niet altijd. Vraag hier expliciet naar.

Stap 5: De zorg wordt geregeld

Zodra de aanvragen zijn goedgekeurd, begint het echte werk. De casemanager regelt de inhuur van de zorg.

Dit kan via een groot bedrijf als Buurtzorg, Thuiszorg Welzijn of een kleinschalige organisatie. Ze regelen ook de levering van hulpmiddelen.

• Stelt de zorgroosters op (wie komt er wanneer?).
• Zorgt dat de hulpmiddelen op de juiste plek staan.
• Houdt toezicht op de kwaliteit van de zorg.
• Is het aanspreekpunt voor de thuiszorgmedewerkers.

Een sta-op stoel of een aangepaste douchestoel wordt vaak geleverd door bedrijven als Medipoint of Welzorg. De casemanager: Het is belangrijk dat je de casemanager na een maand vraagt: "Hoe bevalt het?". Pas de zorg aan als dat nodig is.

Dementie verandert snel; de zorg moet meeveranderen. De casemanager is er om dit te bewaken en adviseert ook over communiceren met iemand met gevorderde dementie.

Verificatie-checklist

Gebruik deze checklist om te controleren of je alles goed geregeld hebt. Vink elk punt af als het klaar is.

• [ ] Is de diagnose dementie officieel vastgelegd?
• [ ] Weet je wie je casemanager is en wat zijn/haar telefoonnummer is?
• [ ] Is het zorgplan ondertekend en begrijp je wat er in staat?
• [ ] Is de WMO-aanvraag ingediend bij de gemeente?
• [ ] Weet je wat de eigen bijdrage voor de WMO-zorg wordt?
• [ ] Is er een keukentafelgesprek gepland?
• [ ] Is de vergoeding vanuit de zorgverzekering rond?
• [ ] Staan de eerste hulpmiddelen (zo nodig) al op de bestellijst?
• [ ] Weet je wie je moet bellen bij calamiteiten buiten kantoortijden?